EBA

Belge, Doküman ve İş Akışı Yönetim Sistemi

eBA ile e-Kurum Dönüşümü

E-Kurum dönüşümünü tamamlamış bir kurumda;

  • İş süreçleri maksimum etkinlikte çalışır.
  • Verimlilik en üst düzeydedir.
  • İş süreçleri yönetilebilirdir.
  • Kağıt kullanımı yok denecek kadar azdır.

Güçlü ve Esnek Entegrasyon Kabiliyeti

  • Mevcut operasyonel sistemlerle kuvvetli entegrasyon
  • SAP, AXAPTA, Oracle, Netsis, Logo, Nebim, Mikro gibi önde gelen ERP sistemleriyle kolay ve hızlı entegrasyon imkanı
  • Kurumsal portallar ile web servisleri üzerinden entegrasyon
  • Sharepoint portal ile kuvvetli webpart entegrasyonu
  • ERP sistemlerinin dışında kalan iş süreçlerinin ERP sistemlerine entegre edilmesi
  • Kağıt üzerinde takip edilen iş süreçlerinin elektronik ortamda yönetilmesi
  • Elektronik ortamda mevcut operasyonel sistemlerle iletişim sayesinde hatalı veri girişinin engellenmesi

İş Akışı Yönetim Sistemi’nin Yararları

  • İş süreçlerinin hızlı bir şekilde elektronik ortamda otomasyonu
  • Kurumsal uygulamalarla hızlı ve kolay entegrasyon
  • Süreç maliyetlerinin azalması
  • Süreç odaklı iş yapma anlayışı
  • İş süreçlerinin standardizasyonu
  • İş süreçlerinde takip edilebilirlik
  • Sürükle bırak teknolojisi
  • Minimum kod yazım ihtiyacı

    Doküman Yönetim Sistemi’nin Özellikleri

    • Kurumsal hafızanın düzenlenmesi
    • Güvenli erişim
    • Versiyonlama
    • Sistematik biçimde saklama
    • Profil Formları ile hızlı erişim
    • Check-In / Check-Out ile kontrollü erişim
    • Lokalizasyon desteği

    Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nin Özellikleri

    • TS13298 standardına uyumluluk
    • Resmi yazışmalarda uygulanacak usül ve esaslar hakkındaki yönetmeliğe uyumluluk
    • Standart dosya planı uyumluluğu
    • Nitelikli elektronik imza
    • Evrak yönetimi
    • DTVT uyumluluğu
    • e-Yazışma paketi
    • KEP üzerinden yazışma

    eBA Capture ile iyileştirme ve indeksleme özellikleri

    • Görüntü iyileştirme
    • Siyah/Beyaz, renkli, gri tarama ve çevrim
    • Boş sayfa ayıklama
    • Oryantasyon ve eğrilik düzeltme
    • Kirlilik yok etme
    • Çözünürlük ve boyut düzeltme
    • İndeksleme

    eBA Dashboard ile görsel raporlama desteği

    • Kompleks veri yapılarının kolay raporlanabilmesi
    • Karmaşık raporların görsel öğelerle sade ve basit gösterimi
    • Rapor sonuçları üzerinden kolay analiz imkan
    • Kolay ve hızlı tasarım ile anında iş ihtiyaçlarına yönelik görsel raporların oluşturulabilmesi
    • Geniş veri kaynağı desteği ile tüm operasyonel sistemlerden gelen dataların konsolidasyonu

    eBA İş Akış Yönetimi

    eBA İş Akışı Uygulaması

    • eBA İş Akış Uygulaması, iş süreçlerinin standardizasyonu ve otomasyonunu sağlayarak süreçlerin performansını iyileştirir. Süreç maliyetlerini düşürerek kurumsal kaynakların etkin kullanımına katkıda bulunur.

    Neden İş Süreci otomasyonuna ihtiyacımız var?

    • Mevcut yazılımların ihtiyaçları tam olarak karşılayamaması
    • Kağıt üzerinde manuel yürütülen iş süreçleri
    • Bazı prosedür ve standartların uygulamasında sıkıntılar
    • Ekip olarak iş yapma zorluğu, lokasyon farklılıkları
    • İş sürecinin tümü entegre olamıyor, alt süreçler, parçalı süreçler
    • Kritik süreçlerde hızlı ve hatasız iş yapma hedefi
    • Manuel yürütülen süreçleri kolaylıkla elektronik ortama taşıma isteği

    eBA size ne kazandırıyor?

    • Kurumsal performansınızı iyileştirir.
    • Süreç içindeki işgücü maliyet payını %30-50 arasında düşürür.
    • İşletmede süreç bazlı iş yapma anlayışının gelişmesini sağlar.
    • Uyarı mekanizmaları aracılığı ile işleri sürüncemede bırakmaz.
    • İş yapma yöntemlerine uygulanabilir standartlar getirir.
    • Standartlarla şirketin kurumsallaşmasına katkıda bulunur.
    • Süreç içinde eposta, web, blackberry, PDA, faks ve cep telefonu gibi teknolojik yenilikleri iş süreci içinde kullanarak önemli avantaj sağlar.
    • Elektronik form ve digital imza ile kağıt kullanımını ortadan kaldırır.
    • Toplanan fiili süreç bilgilerinden hareketle, devamlı iyileştirme sağlar.
    • Süreç akışında gecikmelere neden olan kör noktaları belirler.
    • Süreçlerin izlenme, kontrol ve analiz olanaklarını artırır.
    • Süreç akışında ihtiyaç duyulan bilgileri, operasyonel sistemlerden otomatik alır, yeni girilen bilgilerin kontrollerini yapar ve hata yapılmasına izin vermez.
    • Süreçlerde darboğaz yaratan unsurların belirlenmesi ve ortadan kaldırılmasına katkıda bulunur.
    • Genelde insan faktöründen kaynaklanan yüksek maliyetli hatalar, akıllı süreçlerle sıfıra yakın noktalarda tutar.
    • İş yaparken, masa, ofis, lokasyon farklılığını ortadan kaldırarak tek ekran üzerinde çalışıyor keyfiyetini sağlar.
    • Süreç performansı ile iş hedeflerin kıyaslanmasını dinamik tutar.
    • Gerekli bilgi ve dokümana hızlı erişim sağlar.
    • İş adımları akıllı sistem tarafından yönetilir asla gri alanlar oluşmaz.

    eBA Workflow Suit Bileşenleri

    • eBA Workflow Studio
    • Dinamik Form ve işakışı tasarım aracıdır. •
    • Zengin nesne kütüphanesi.
    • Net Framework desteği ile, kodlama imkanı ile genişletilebilir alt yapı.
    • Database’lere erişim. (INSERT,UPDATE vs)
    • Exe tetikleme
    • SAP erişimi (RFC,BAPI çağırma vs)
    • Com ve ActiveX nesnelerini kullanabilme
    • XML Web Servisleri çağırma
    • Dosya sistemine erişim
    • eBA System Manager
    • Operasyonel sistemlerle veri alış verişi yönetim konsoludur.
    • Mevcut Organizasyonel yapı ve rol tanımları yönetilir.
    • Tüm sistem loglarının yönetildiği ve takip edildiği yönetim konsoludur.

    eBA Uç Kullanıcı Arayüzü

    • HTML5 desteklidir
    • Kullanıcıda bekleyen işlerin listelendiği özet başlangıç ekranın içerir
    • Kullanıcı,rol vb. özelleştirilebilir uygulama menüleri oluşturulabilir
    • Gelişmiş vekalet mekanizması ile vekalet planlaması yapılabilir

    eBA Kullanıcıları hangi süreçleri yapıyor?

    • Satınalma Süreçleri
    • Kredi/Risk Güncelleme
    • Gider Bildirim
    • Öneri Sistemi (Inovasyon, Akıl Küpü vb.)
    • Numune Talep/Onay Süreçleri
    • İşe Giriş / İşten Çıkış Süreçleri
    • E-Fatura (Gelen / giden fatura süreçleri)
    • Personel Talep Süreçleri
    • BT Yardım Masası
    • İç Yazışma
    • Dava Takip Sistemi
    • Sözleşme Takip Süreçleri
    • Marka Tescil Süreçleri
    • Yasal Gereklilik / Değişimin Yönetimi
    • Müşteri Ana Veri Yönetimi (Müşteri yaratma,Bilgi güncelleme vb.)
    • Uygunsuzluk Bildirim
    • Kredi Değerlendirme / Onay Süreci
    • Eğitim Etkinlik Değerlendirme Süreci
    • Ekspertiz Süreci
    • Bayilik Süreçleri (Bayi limit değiştirme,bayi ödeme talimatı vb.)
    • Toplantı Yönetimi (Toplantı talep,planlama,aksiyon takip vb.)

    eBA Doküman Yönetimi

    Doküman Yönetimi

    • Doküman Yönetimi olmadan
    • Kurumsal hafızanın %90 ı kağıt üzerinde
    • Her gün kullanılan dokümanların %90 ı elden ele dolaşıyor
    • Her doküman ortalama 19 kez kopyalanıyor
    • Dokümanların %7,5 i kayboluyor, kalan %3 ise yanlış dosyalanıyor
    • Çalışanlar dokümanları okumak için zamanlarının %5-%15 ini harcıyor.
    • Ama bu dokümanlara ulaşmak için zamanlarının %50 sini harcıyorlar.
    • Çalışanların %80 i hergün yarım saatlerini bilgi aramak için harcıyor. Bu arada %60 ise hergün zamanının bir saatini bu çalışmaları kopyalamak için harcıyor. (Kingsley Martin)
    • 1000 çalışanı olan bir şirket her yıl 2,5 milyon dolar ile 3,5 milyon dolar arası bir kaynağı kayıp bilgileri aramak, var olan bilgilere erişmek ve bulamadıklarını yeniden oluşturmak için harcıyor. (IDC)

    İş gücü dışı maliyetler

    • Bir dokümanı arşivlemek için 20 dolar
    • Yanlış arşivlenen doküman maliyeti 120 dolar
    • Kaybolan dokümanı yeniden oluşturmak 220 dolar
    • Dokümanları arşivelemek için alan oluşturma, yönetme vs için 25 bin dolar yıllık Yıllık arşivlenen doküman sayısı her yıl %22 artmaktadır.(Coopers & Lybrand)

    Doküman yönetimi neden gerekli

    • Dokümanlara hızlı erişim
    • Her dokümanın en güncel versiyonuna erişim
    • Doğru dokümana erişim
    • Dokümanlar merkezi depolanır
    • Kritik bilgilere herkes erişemez
    • Tüm kurumsal veri verimli ve etkili yönetilir
    • Kurumsal hafıza oluşur
    • Rekabet gücü artar

    eBA Doküman Yönetimi

    • Web tabanlı arayüz
    • HTML 5, Ajax arayüzler, Dotnet 4.0, WCF
    • eBA İş akışı ile entegre
    • eBA Workflow Studio ile profil formları geliştirme
    • Yetkilendirme
    • Dokümanlara ekli dosyalar ekleyebilme
    • Dokümanlar arasında ilişki tanımlama
    • Versiyonlama
    • Doküman görüntüleyiciler
    • Chek-in / Check-out mekanizması

    İndeksleme

    • Word, Excel, Powerpoint, PDF vb formatlarda içerik indeksleme
    • Doküman aramada lojik ifadeler kullanabilme
    • Resimleri OCR ile otomatik indeksleme
    • Image PDF leri indeksleme

    Ölçeklenebilirlik

    • Dokümanları ister dosya sistemine ister veritabanına saklama
    • Sınırsız kütüphane oluşturma
    • Her bir kütüphane farklı storage da saklanabilir.
    • Birden fazla veritabanı ve dosya sistemi ile çalışabilme
    • Milyonlarca doküman ve terabytelar seviyesinde depolama kapasitesi

    Dağıtık çalışma ve cache desteği

    • Dağıtık çalışan organizasyonlar ile tam uyumluluk
    • Tüm veri merkeze depolanır
    • Şubelerde local cach leme yapılır
    • Her gün merkeze senkronizasyon yapılır
    • Düşük veri hızlarında yüksek performans

    Elektronik İmza

    • Yasal geçerliliği olan elektronik imza
    • PDF dosyalarına gömülü imza atma
    • eBA formlarını searchable PDF olarak export etme
    • eBA İş Akışı ile elektronik imzalı onaya gönderme

    Sayısallaştırma Yönetimi (Capture)

    • Belgeleri/Dokümanları hızlıca elektronik ortama aktarır
    • Belgeleri/Dokümanları kolayca sınıflandırır
    • Belgele/Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel sistemlere aktarır
    • İş akışı ile entegrasyon
    • Arşivleme ekibinin verimliliğini arttırır, performansını ölçer
    • Standart dışı tarama ve belge/doküman oluşumunu engeller
    • Hızlı tarayıcılarla entegrasyon
    • Görüntü iyileştirme yetenekleri
    • OCR ile full-text arama ve indexleme
    • Form işleme özellikleri

    eBA EBYS

    e-Kurum Yönetim Platformları Çözümleri

    e-Kurum : Tüm iş süreçlerini elektronik ortama taşımış olan ve elektronik ortamda yöneten kurum.

    e-Kurum dönüşümünü tamamlamış bir kurumda;

    • İş süreçleri maksimum etkinlikte çalışır
    • Verimlilik en üst düzeydedir
    • İş süreçleri yönetilebilirdir
    • Kağıt kullanımı yok denecek kadar azdır

    E-Kurum olmadan;

    • Kurumsal hafızanın kağıt üzerinde
    • Her gün kullanılan belge/dokümanlar elden ele dolaşıyor
    • Her belge/doküman defalarca kez kopyalanıyor
    • Belge/dokümanlar kayboluyor, yanlış dosyalanıyor
    • Çalışanlar belge/dokümanları okumak için harcanan zamanın çok daha fazlasını bu belge/dokümanlara ulaşmak için harcıyor.

    e-Kurum için gerekli bileşenler;

    • eBA Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) Tüm kurumsal bilgi kaynaklarının elektronik ortamda depolanması ve yönetilmesi
    • eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Kurumum faaliyetleri sonucu üretilen ve delil niteliği taşıyan belgelerin, üretiminden tasfiyesine kadar yönetilmesi
    • eBA İş Akışı Yönetim Sistemi (İAYS) Kurumun her türlü iş sürecinin elektronik otomasyon ile yönetilmesi
    • eBA Sayısallaştırma Yönetim Sistemi (Capture) Fiziksel ortamdaki belge ve her türlü içeriğin etkin olarak elektronik ortama aktarılması

    Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

    • TS13298 standardına uyumluluk
    • Resmî yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslar hakkındaki yönetmeliğe uyumlu • Standart dosya planı uyumlu
    • Nitelikli elektronik imza
    • Evrak yönetimi
    • Devlet teşkilatı veritabanı (DTVT) uyumlu
    • Kurumlar arası yazışma (eYazışma paketi ile)
    • Kayıtlı elektronik posta (KEP) üzerinden yazışma

    TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı

    • Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri
    • EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları
    • Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler
    • Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler
    • Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler
    • Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler
    • Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması
    • eBA TS13298 sertfikasına sahiptir

    Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

    • Resmî yazışma kurallarını belirler
    • Bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlar
    • eBA da oluşturulan belgeler yönetmeliğe uygun formatta oluşturulmaktadır

    Nitelikli Elektronik İmza

    • Elektronik belgeler elektronik imza ile imzalanır
    • Hukuki olarak ıslak imza gibidir
    • 5070 numaralı Elektronik İmza Kanunu hukuki dayanağıdır
    • eBA nitelikli elektronik imza ile uyumludur

    Kurumlar Arası Yazışma

    • Kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlar
    • İki farklı kurum arasındaki EBYS sistemleri arasında belge iletimi mümkün olur
    • eBA “Kurumlar Arası Yazışma” standartlarına uygun e-yazışma paketi üretebilmektedir

    Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP)

    Resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlar

    • Kullanıcılara genel e-posta hizmeti sağlar
    • E-postaların ilgili kişiye gönderilip gönderilmediğini doğrular
    • Gönderilmişse ulaşıp ulaşmadığını doğrular
    • Gönderilen epostaya erişilip erişilmediğini doğrular
    • Epostanın iletilme zamanını tespit eder
    • İçeriğin değişmediğini garanti eder
    • Hukuken geçerli delil seti oluşturur

    Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun 18(3) maddesi:

    “Tacirler arasında,

    • Diğer tarafı temerrüde düşürmeye,

    • Sözleşmeyi feshe veya sözleşmeden dönmeye ilişkin

    • İhbar

    • İhtarlar

    Noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”

    Ayrıca TTK’nın “Beyanlar, Belgeler ve Senetler” başlıklı 1525. maddesinde;

    • İhbarlar,

    • İhtarlar,

    • İtirazlar ve benzeri beyanlar;

    • Fatura,

    • Teyit mektubu,

    • İştirak taahhütnamesi,

    • Toplantı çağrıları

    Elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder.

    Sayıştay’da Elde Edilen Faydalar

    • Eski ve dağınık otomasyon uygulamalarının birleştirilerek entegre bir sistem haline getirilmesi
    • İş Süreçlerinin sürekli ve hızlı bir şekilde otomasyona geçirilmesi
    • Güvenilir Yönetim Bilgisi sağlanması
    • İş süreçlerinin iyileştirilmesi
    • Performans ölçüm imkanları
    • Verimlilik artışı
    • Bilgi İşlem Hizmetlerinin sistematize edilmesi ve yürütülmesinin kolaylaştırılması
    • Kullanıcı dostu bir uygulama olması nedeniyle personelin hızlı ve kolay adaptasyonu
    • Standartlara uygun, en son geliştirilen araçlar (e-imza, KEP, e-yazışma) ile entegre olması yönüyle başka geliştirme ihtiyacı doğurmaması • Kurumsal prestije olan katkısı

    eBA EBYS Hakkında;

    • %100 yerli sermaye ile üretildi
    • Mevzuata tam uyum
    • Yeni gelişmelere hızlı adaptasyon
    • e-Yazışma paketi ve kurumlar arası yazışmaya hazır
    • Kayıtlı Elektronik Posta’ya (KEP) hazır
    • e-Kurum dönüşümüne hazır

     

    eBA Örnek Süreçler

    ÜRETİM SÜREÇLERİ

    • Ürün Geliştirme
    • Yeni Ürün Fizibilite
    • Yeni Ürün Arge
    • Ürün Yapılabilirlik
    • Üretim İşemirleri
    • Ürün Spekleri
    • İlk Numune Takip
    • İplik Üretim
    • Ham Kumaş Üretim
    • Mamul Üretim
    • Off Standart İşlemleri
    • Kesimden Alınan Kumaş İşlemleri
    • İpliği Boyalı Renk Çalışması
    • İplik Lot Kontrol
    • Arge Numune Kumaş Geliştirme
    • Tire Branding Change Control
    • Sorunlu Ürün Durdurma
    • Araç Hurda İşlemleri

    TEDARİK ZİNCİRİ SÜREÇLERİ

    • Satınalma Talebi
    • Teklif İşlemleri
    • Tekif Değerlendirme
    • Alım Komisyon Kararları
    • Sipariş Emri
    • Tesellüm İşlemleri
    • Fatura – Tesellüm Eşleme
    • Tedarikçi Ödemeleri
    • Ambardan Malzeme Talep
    • Malzeme Çıkış
    • Sayım İşlemleri
    • Tedarikçi Takibi

    PAZARLAMA – SATIŞ SÜREÇLERİ

    • Müşteri Ziyaret Takibi
    • Satış Projeksiyonu
    • Müşteri Sipariş İşlemleri
    • Numune Sevkiyat
    • Siparişlerin ERP Aktarımı
    • ERP’de Kesilen Fatura Onay

    İK SÜREÇLERİ

    • Personel Müracaat
    • Personel Talep
    • Personel Seçim
    • İşe Alma Süreci
    • Deneme Süresi
    • Personel DevamTakip
    • Kimlik Okutamama
    • Personel Terfi Süreci
    • Eğitim Süreci
    • Fazla Mesai
    • Yurtiçi / Yurtdışı Seyahat İşlemleri
    • İç Yazışmalar
    • Avans Talep
    • Masraf Beyan
    • İzin Takip
    • Performans Değerlendirme
    • Personel İlişki Kesme Süreci
    • Ücret Değişiklik
    • Doktor Vizite / Revir
    • İş Kazası Raporu
    • Kapı Çıkış,
    • Eğitim
    • Adres Tesbit
    • Pasaport / Vize Bilgileri

    DİĞER SÜREÇLER

    • Banka Ödeme Emri
    • Kumaş Maliyetlendirme
    • Uçak / Reklamasyon
    • Dava Takip
    • Toplantı ve Aksiyon Yönetimi
    • Sigorta Poliçeleri Takibi
    • Zimmet Takip
    • Yayın Talep
    • Kredi Talep
    • Araç Kiralama
    • Çalışma İlkeleri
    • Planlı Ödeme Takip
    • Satınalma Süreci
    • Ürün Maliyet Süreci

    MUHASEBE – FİNANS SÜREÇLERİ

    • Hesap Açma
    • Hesap Kapama
    • Yevmiye Fişi
    • Ürün Maliyet
    • Kasa Çıkış Emri
    • Banka Ödeme Emri
    • Nakit Akımı
    • Kar/Zarar
    • Planlı Ödemeler
    • Alacakların Takibi
    • Vergi Ödeme
    • Stopaj Ödeme
    • SSK Ödeme
    • Fatura Ödeme
    • Masraf Ödeme
    • Personel Bordro
    • Lojistik Fatura Kontrol ve Giriş
    • Onaylı Fatura Kontrol ve Giriş
    • Sevkiyat Nakliyesi Faturaları Kontrolü ve Giriş
    • İthalat Muhasebesi Malzeme Yönetimi, Dönem Sonu Kapanış
    • Mamul Stok Hareketleri Muhasebeleştirme
    • Mamul Defterinin İşlenmesi
    • Envanter İşlemleri
    • Yatırım ve Sabit Kıymet Takibi
    • Sigorta İşlemleri ve Takibi